Współczesne organizacje stoją przed istotnym wyzwaniem poprawy jakości komunikacji zarówno w zespołach, jak i w relacjach lider-pracownik. Problem narasta zwłaszcza w obliczu rosnącego stresu w pracy, który globalnie osiągnął 41% według raportu Gallupa „State of the Global Workplace 2024” oraz dramatycznego spadku zaangażowania pracowników w Polsce, które wynosi tylko 10%. Drogą do wyjścia z obecnej sytuacji może być skupienie się na zrozumieniu i próbie zaspokojenia potrzeb pracowników.
W moim doświadczeniu spotykam się z korelacją braku empatii i zrozumienia ze strony liderów oraz obniżonego zaangażowania zespołów. Aby poprawić jakość komunikacji i relacji w pracy, warto zatem sięgnąć po sprawdzone podejścia, które umożliwiają budowanie skuteczniejszych, bardziej empatycznych więzi w zespole.
Potrzeby jako fundament skutecznej komunikacji
Skuteczna komunikacja w pracy opiera się na zrozumieniu, że każde zachowanie ma swoje źródło w próbie zaspokojenia określonych potrzeb – zarówno własnych, jak i innych osób. W kontekście zespołów i relacji lider-pracownik kluczowe staje się rozpoznanie tych potrzeb, zarówno jawnych, jak i ukrytych.
Często skupiamy się na technicznych aspektach komunikacji, jednak prawdziwa zmiana jakości komunikacji następuje wtedy, gdy zaczynamy świadomie rozumieć, jakie potrzeby leżą u podstaw reakcji i zachowań. Takie podejście pozwala na bardziej autentyczną i skuteczną wymianę informacji.
Porozumienie bez Przemocy Rosenberga: empatia w praktyce
Jednym z najskuteczniejszych narzędzi w budowaniu relacji opartych na zrozumieniu potrzeb jest podejście stworzone przez Marshalla Rosenberga, znane jako Porozumienie bez Przemocy (NVC).
Rosenberg podkreśla, że komunikacja, która uwzględnia potrzeby, wymaga przede wszystkim empatii. Empatia to m.in. umiejętność dostrzegania i rozumienia emocji oraz potrzeb drugiej osoby, bez oceniania jej postawy czy zachowań.
Także Daniel Goleman w swojej teorii inteligencji emocjonalnej podkreśla, że empatia jest niezbędnym elementem skutecznej komunikacji. Liderzy, którzy potrafią rozpoznać emocje swoich pracowników, są w stanie lepiej odpowiadać na ich potrzeby, co przekłada się na większą efektywność i zaangażowanie w pracy.
Obserwacja bez ocen – klucz do skutecznej komunikacji
Rosenberg w swojej metodzie promuje umiejętność obserwacji bez oceniania, co oznacza oddzielanie faktów od subiektywnych interpretacji. Taki sposób komunikowania pozwala zredukować napięcia i otwiera przestrzeń do konstruktywnego dialogu. Na przykład, zamiast krytykować pracownika mówiąc „Nigdy na tobie nie można polegać”, warto sformułować zdanie w sposób mniej osądzający: „Zauważyłem, że projekt został ukończony po umówionym czasie. Czy możemy omówić, co mogło wpłynąć na opóźnienie?”. Podejście oparte na obserwacjach zapobiega eskalacji konfliktu.
Zrozumienie poziomów komunikacji – model Diltsa
Kolejnym ważnym narzędziem w poprawie jakości komunikacji w zespole jest model Diltsa, który wyróżnia sześć poziomów logicznych:
- środowisko,
- zachowania,
- umiejętności,
- wartości,
- tożsamość
- misji.
Konflikty w zespołach często wynikają z różnicy poziomu, do którego można przyporządkować stanowiska danych stron. Świadomość tych poziomów pozwala liderom i członkom zespołów lepiej diagnozować przyczyny problemów oraz dopasować styl komunikacji do konkretnych sytuacji. Na przykład, jeśli lider zauważy, że pracownik ma trudności z zaangażowaniem, warto zastanowić się, czy problem leży w otoczeniu (np. brak odpowiednich narzędzi), czy stopniu posiadanych umiejętności. Analiza tych poziomów pozwala na bardziej precyzyjne i skuteczne podejście do problemów komunikacyjnych.
Jak unikać destrukcyjnych barier – wnioski z badań Johna Gottmana
Budując mosty porozumienia warto także zwrócić uwagę czy nie konstruujemy równocześnie barier, które John Gottman, badając relacje międzyludzkie, zidentyfikował jako cztery destrukcyjne wzorce komunikacyjne i nazwał „czterema jeźdźcami apokalipsy”: krytyka, pogarda, postawa obronna i odcinanie się.
W kontekście pracy zespołowej, te negatywne wzorce mogą prowadzić do erozji zaufania i współpracy. Aby temu zapobiec, warto wprowadzić nawyki komunikacyjne promujące szacunek i otwartość. Zamiast krytykować pracownika w sposób ogólny, np. „Znowu popełniłeś ten sam błąd”, lepiej powiedzieć: „Zauważyłem, że pojawił się ten sam problem. Może moglibyśmy razem zastanowić się, jak rozwiązać ten błąd?”. Tego rodzaju komunikacja sprzyja wspólnej pracy nad rozwiązaniem, zamiast obwiniania i pomaga w budowaniu atmosfery współpracy i odpowiedzialności.
Praktyczne wskazówki dla liderów i zespołów
Aby poprawić jakość komunikacji w zespole, warto wdrożyć kilka praktycznych strategii:
- Stosowanie pytań otwartych – pytania, które zachęcają do refleksji, np. „Jakie są twoje potrzeby w tym projekcie?”, „Czego potrzebujesz, aby móc zrealizować to zadanie?”
- Aktywne słuchanie – parafrazowanie wypowiedzi, aby upewnić się, że dobrze rozumiemy rozmówcę, np. „Rozumiem, że twoim wyzwaniem jest…”.
- Regularny feedback – organizowanie regularnych sesji informacji zwrotnej, które pozwalają na bieżąco korygować kurs i wzmacniać pozytywne zachowania, zanim nastąpi jego eskalacja nieporozumienia.
- Budowanie zaufania – dbanie o transparentność i otwartość w komunikacji, co wzmacnia poczucie bezpieczeństwa w zespole.
- Szkolenia z zakresu komunikacji – inwestowanie w rozwój power skills.
Podsumowanie
Skuteczna komunikacja to sieć, której rozgałęzienia łączą jednostki organizacji. Warto by współczesne przedsiębiorstwa zrozumiały, że sukces zależy od zdolności do nawiązywania kontaktu pomiędzy współpracownikami i empatycznych relacji human to human, które budują zaufanie i zaangażowanie. Przekształcanie komunikacji w “narzędzie zrozumienia” to klucz do dynamicznych i efektywnych zespołów.
