Co zrobić, aby skutecznie przeprowadzić swój zespół przez zmianę w organizacji? 7 praktycznych wskazówek dla managerów w zmianie

Liderze! Oto 7 działań, które zwiększą Twoją pewność i skuteczność w zarządzaniu zmianą. Choć dedykowane są dla managerów średniego szczebla, każdy zarządzający może je zaadaptować dla swoich potrzeb. Im więcej z nich wdrożysz, tym bardziej zredukujesz opór wobec wprowadzanej zmiany i tym skuteczniej nią zarządzisz.

1. Sam zrozum czym jest zmiana, jakie są jej fazy i co będzie się w związku z tym działo. Poczytaj, poszukaj sprawdzonych źródeł i sam przygotuj się do roli managera w zmianie organizacyjnej. Jeśli czujesz, że potrzebujesz, poproś o wsparcie HR lub organizacyjnych coach’ów, a może już macie w firmie Change Managera? 

Oto kilka modeli pokazujących jak zmiana w firmie może wyglądać. Dzięki tej wiedzy będzie Ci łatwiej zarządzić aktywnościami zespołu oraz rozpoznać, z jaką fazą zmiany masz do czynienia, by adekwatnie i skutecznie wesprzeć zespół.

Model Lewina:

1. Rozmrażanie: Przygotowanie do zmiany.
2. Zmiana: Wdrażanie nowych procesów, myśli, zachowań.
3. Zamrażanie: Utrwalenie zmian.

Model ADKAR Prosci, wg którego manager powinien prowadzić zespół czy jednostki przez 5 etapów:

1. Świadomość (Awareness): Uświadomienie potrzeby zmiany.
2. Pragnienie (Desire): Zachęcenie do zaangażowania się w zmianę.
3. Wiedza (Knowledge): Przekazanie wiedzy o tym, jak zmienić.
4. Zdolność (Ability): Wzmocnienie lub wypracowanie kompetencji do dokonania zmiany.
5. Wsparcie (Reinforcement): Zapewnienie, że zmiany będą trwałe.

Model Kübler-Ross, choć powstał w odniesieniu do jednostki i sytuacji życiowej żałoby to ze względu na świetne ukazanie procesu zyskał popularność w zarządzaniu.  Manager może dzięki niemu zdiagnozować etap zmiany, w którym jest pracownik i odpowiednio zareagować.

1. Zaprzeczenie:

◦ Pracownicy mogą ignorować lub nie wierzyć w nadchodzące zmiany, działając jak zwykle.

◦ Manager: Prowadź otwartą i uczciwą komunikację, dostarczając jasne informacje o zmianach i ich konieczności.

2. Gniew:

◦ Pracownicy mogą odczuwać frustrację i niezadowolenie, potencjalnie obwiniając zarządzających lub kolegów z zespołu.

◦ Manager: Pozwól na wyrażanie uczuć i zapewnij wsparcie. Wyjaśnij, jak zmiana wpłynie na poszczególnych pracowników i cały zespół.

3. Targowanie się:

◦ Pracownicy mogą szukać sposobów, aby odwrócić lub uniknąć zmiany, proponując alternatywne rozwiązania.

◦ Manager: Słuchaj propozycji zespołu i rozważ je. Jednak bądź wyraźny, co do tego, co jest możliwe do zmiany, a co nie.

4. Depresja:

◦ Członkowie zespołu mogą wykazywać brak motywacji i zainteresowania pracą, czując się przytłoczeni nadchodzącymi zmianami.

◦ Manager: Zapewnij wsparcie psychologiczne. Pomagaj w znalezieniu sposobów na radzenie sobie i adaptację do nowej sytuacji. Rozmawiaj, słuchaj, wspieraj.

5. Akceptacja:

◦ Pracownicy zaczynają rozumieć i akceptować zmiany, dostosowując się do nowych warunków.

◦ Manager: Zachęcaj do eksperymentowania z nowymi metodami pracy i podkreślaj pozytywne aspekty zmiany. Uznaj i nagradzaj zaangażowanie i adaptację.

Jako manager, jesteś nie tylko liderem zmiany, ale także opiekunem emocji swojego zespołu. Ważne jest, abyś był dostępny, słuchał aktywnie i wspierał swoich pracowników na każdym etapie procesu zmiany, nie zapominając o komunikowaniu wyraźnych i konsekwentnych informacji oraz świadczeniu wsparcia tam, gdzie jest to potrzebne.

2. Pozyskaj maksymalną możliwą wiedzę o zmianie jaka Was dotknie, dowiedz się wszystkiego, co możliwe, aby zrozumieć i wyjaśnić zespołowi przyczyny, kontekst i oczekiwania organizacji. Dopytuj, sygnalizuj, bądź aktywny jeszcze zanim zmiana “wejdzie w życie” na etapie jej konstytuowania (o ile oczywiście jest to możliwe). Nie bój się zmiany, ona i tak zostanie zrealizowana. Od Ciebie w dużej mierze, zależy czy będzie ona dla Ciebie i Twoich ludzi szansą czy zagrożeniem? Zmiany to także szanse – wykorzystajcie je!
   
   
3. Przyjrzyj się sobie w tej zmianie. Jak Ty się z tym czujesz? Jak Ty reagujesz na zmiany. W jakiej fazie jesteś? „Żeby zarażać trzeba płonąć.” – jeśli sam jej „nie czujesz”, sprawdź czy ktoś inny może przeprowadzić przez nią zespół. A może potrzebujesz wsparcia? Coach, Mentor a może Twój szef? Przygotuj siebie. Bądź transparentny i autentyczny. Zaufanie to fundament, na którym zespół będzie opierał swoją motywację do zmian, nie zawiedź go. 
   
   
4. Przygotuj spotkanie, podczas którego przedstawisz zmianę. Komunikacja to podstawa. Zawsze jasno komunikuj przyczyny zmian i oczekiwane korzyści. Bądź szczery i przygotowany, przekaż wszelkie informacje oraz harmonogram zmiany. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiego warsztatu, podczas którego sam opowiesz zespołowi, jakie są etapy przechodzenia przez zmianę. Świadomość i wzajemne zrozumienie emocji w zespole oraz Wasze wspólne podejście pomoże Wam łagodniej zmierzyć się z nowymi wyzwaniami.
   
   
5. Wspieraj zespół i szukaj ambasadorów zmiany. Stwórz środowisko, w którym pracownicy czują się bezpiecznie, dzieląc się obawami i pomysłami. Bądź dostępny i otwarty. Aktywnie obserwuj i reaguj na sygnały spadków morale. Z drugiej strony wyłapuj sygnały akceptacji zmiany i nawet najmniejsze korzyści jakie przynosi – akcentując je. Szukaj sprzymierzeńców i ambasadorów zmiany. Zachęć liderów opinii w zespole, aby wspierali proces zmian – poświęć im dodatkową uwagę, a być może istotnie wesprą Cię w zarządzaniu zmianą. Celebrujcie każdy sukces – wzmacniaj od razu pozytywne zachowania, jeśli tylko się pojawią. 
   
   
6. Deleguj i upoważniaj. Umożliwienie zespołowi podejmowania decyzji zwiększa ich zaangażowanie. Wyraźnie określaj swoje oczekiwania, ale wspieraj także inicjatywy i zachęcaj do przejmowania odpowiedzialności. Dostarczaj narzędzi i wiedzy by pracownicy sami mogli zadbać o bliskie im sprawy. Przekazuj także regularnie i konstruktywnie informację zwrotną by upewniać pracowników w dobrych działaniach lub wskazywać inne możliwości. Bądź także elastyczny i gotowy do dostosowania planów w odpowiedzi na feedback, jaki Ty otrzymasz – poproś o niego także dla siebie! 
   
   
7. Bądź uważny na opór. Jeśli sam zrozumiesz i umiejętnie zastosujesz metody prowadzenia zespołu przez zmianę, szczególnie te na etapie komunikacji wstępnej – masz szansę bardzo istotnie zminimalizować opór. Wyeliminowanie go do zera jest zwykle w praktyce niemożliwe i byłoby to dla zmiany nienaturalne. Dlatego oczekuj oporu. Antycypuj go, przyjmij, wysłuchaj i wspieraj w zrozumieniu. Dostarcz narzędzi i wsparcia, które pozwolą ten opór, często związany ze strachem, niezrozumieniem czy obawą o stanowisko, złagodzić. Szczera rozmowa może wiele zmienić. 

Pamiętaj, że zarządzanie zmianą to nie tylko proces, ale także sztuka i umiejętność prawdziwego lidera.

Każdy zespół jest inny, więc ważna jest także Twoja zdolność do dostosowania tych wskazówek do konkretnego środowiska i ludzi, z którymi pracujesz. Powodzenia!