Zmiany. Poradnik organizacyjny w 3 aktach

Aby sztuka była kompletna, każdy aktor powinien zapoznać się z każdym aktem, a nie tylko ze swoją rolą – takie holistyczne podejście i wzajemne zrozumienie mogą zdecydowanie podnieść efektywność wprowadzanych w organizacjach zmian.

Wielokrotnie obserwowałam, jak wrzuca się zarządzających różnego szczebla wraz z ich zespołami w zmianę jak w wielką czarną dziurę, z której prawdopodobnie, kiedyś, wyłoni się jakiś nowy ład. Mnóstwo niewiadomych i wynik do dowiezienia na karku. Ludzie się buntują, popadają w marazm, a ich efektywność spada w obliczu takiej niepewności. W organizacji rodzi się stres.

Zarządzający chwyta się zatem za zarządzanie zmianą, czyta, działa i dziwi się, „bo mu nie działa.”. I działać raczej nie będzie, dopóki „życie w zmianie” nie stanie się jednym z elementów nowej organizacyjnej kultury.

Oto trzy podejścia do zarządzania zmianą, wzajemnie się uzupełniające. Potrzebujemy w organizacjach tych trzech perspektyw na poziomie świadomości, zrozumienia i wspierania.

Zarządzanie zmianą: 

Planowanie i kontrolowanie całego procesu zmiany. To poziom generowania i wpływu na zmianę. Tu wszystko się zaczyna i tu potrzebujemy profesjonalnego zaprojektowania zmiany, np. dzięki wsparciu change managementu, który zadba o projekt, komunikację i wdrożenie zmiany w sposób planowany, metodyczny, pełny. To kluczowy element sukcesu wprowadzania zmian. Nie jest to łatwe ani szybkie zadanie i pewnie z tych powodów nie znajduje orędowników w każdym zarządzie, jednak tam, gdzie „władze” zdecydują się na zatrudnienie specjalnego Change Managera – zwykle nie chcą się już z nim rozstawać. Ale to nie muszą być wielkie etaty i pieniądze, czasem wystarczy czasowe wsparcie dla organizacji – konsultacje z Change Managerem, aby za zmianę zabrać się profesjonalnie i sprawnie.

Zarządzanie w zmianie: 

Zarządzanie na poziomie operacyjnym, dostosowywanie się i zespołu do zmian. Ten poziom często jest mylony z poziomem wyżej, a błędnie, bo tu zarządzający nie zarządza zmianą, nie ma wpływu na jej treść, ale zarządza w zmianie, która na niego „spływa”. Jeśli nie będzie wystarczającej informacji o powodach zmiany, jej przebiegu i terminach, to ten poziom zarządzających w zmianie zwykle najmocniej „cierpi”, gdyż swoją funkcją firmuje tę niewiadomą bezpośrednio przed pracownikami, mierząc się z ich niechęcią, oporem i buntem. Dla takich zarządzających bardzo potrzebne jest wsparcie w temacie zrozumienia, jak oni sami zmianę przyjmują i jak mogą z nią pracować ze swoimi zespołami. Przydatne tu mogą być wszelkie szkolenia z zarządzania zmianą czy mentoring Change Managera.

Zarządzanie sobą w zmianie: 

Indywidualne podejście do zmiany, zrozumienie emocji i reakcji na zmiany. Poznanie swojego osobistego modelu reakcji na zmianę i stres z nią związany może być oddolnym kluczem do sukcesu zmiany w organizacji, ponieważ „duże firmowe zmiany” muszą zaistnieć na poziomie jednostki, a ta musi umieć te zmiany przyjąć i zarządzić sobą oraz swoimi emocjami w jej obliczu. Dlatego przy wprowadzaniu zmian organizacyjnych nie możemy zapominać o tych, którzy będą te zmiany bezpośrednio realizować. Pracownicy potrzebują informacji, zrozumienia, współpracy z przełożonymi, a także przynajmniej cienia konsultacji z projektantami zmian, aby zachować poczucie wpływu i przyjąć zmianę „z honorem”.

Tak oto przedstawiają się trzy akty, inaczej perspektywy zmiany w organizacji. Każdy aktor, od kreatorów przez wdrażających po wykonujących zmianę, powinien mieć maksymalnie możliwą wiedzę o pozostałych perspektywach. Tak, z mojego doświadczenia, możemy zmianę faktycznie wdrożyć i zminimalizować opór przed nią.

Umiejętność pracy ze zmianą jest jedną z kluczowych kompetencji przyszłości. Organizacje, które potrafią sprawnie wprowadzać i adaptować zmiany, zyskują aktualnie znaczną przewagę konkurencyjną. Zarządzanie zmianą wymaga zrozumienia jej trzech kluczowych poziomów: planowania i kontroli, zarządzania operacyjnego oraz indywidualnego podejścia do zmian.

Pamiętajmy, że sukces zmiany w organizacji zależy od jej akceptacji na poziomie jednostki. Każdy pracownik musi poczuć się częścią procesu i mieć świadomość swojej roli w zmianie.

Zarządzanie zmianą to sztuka, której opanowanie wymaga czasu i zaangażowania, ale przynosi długofalowe korzyści zarówno dla organizacji, jak i dla jej pracowników.